Te ayudamos a organizar tus eventos sostenibles
Organizar un evento de forma sostenible no es una tarea fácil.
Según el Programa por el Medio Ambiente de las Naciones Unidas (PNUMA), un evento sostenible se diseña, organiza e implementa de forma que minimice los impactos ambientales sociales y económicos negativos y deje un legado positivo en la comunidad que lo aloja. Por lo tanto…
¿A quiénes interesan estas recomendaciones?
Estas recomendaciones se dirigen a aquellas agencias y empresas que estén organizando eventos como congresos, jornadas, presentaciones e inauguraciones, foros, cursos o seminarios. Son útiles para los gestores y responsables del evento, pero también para quienes trabajan y participan en él.
¿Cómo incorporar la sostenibilidad en la organización de eventos?
El compromiso con la sostenibilidad es un aspecto que debe incluirse en todas las fases de un evento, desde la planificación hasta el cierre, incluyendo tareas previas y posteriores.
Es importante, en primer término, definir las características básicas del evento: los objetivos, su tipología, los destinatarios, dónde y cuándo tendrá lugar, el número de asistentes previstos, o la duración, entre otros.
A partir de aquí, se empieza a trabajar para dar forma al evento y se identifican las actividades y servicios necesarios para organizar el evento que condicionarán las medidas de sostenibilidad a implantar.
A continuación, te presentamos los pasos y elementos clave que hacen parte de la hoja de ruta del plan de sostenibilidad a tener en cuenta para lograr un evento ecológico y exitoso:
1. Planificación y compromiso
Definir objetivos sostenibles:
Establecer metas claras sobre la reducción de residuos, el uso de energía, la elección de proveedores sostenibles, etc.
Involucrar a todos los stakeholders (organizadores, proveedores, invitados) en el compromiso con la sostenibilidad.
Presupuesto y recursos:
Asignar un presupuesto específico para prácticas sostenibles.
Identificar recursos locales y sostenibles que se puedan utilizar.
2. Selección del lugar
Localizaciones respetuosas:
Optar por lugares que tengan certificaciones ecológicas o prácticas sostenibles.
Preferir espacios al aire libre para aprovechar la luz natural y reducir el uso de electricidad.
Evitar lugares protegidos o que supongan una presión importante sobre el entorno.
Accesibilidad:
Elegir un lugar de fácil acceso para reducir la huella de carbono del transporte.
Promover el uso de transporte público, bicicletas o compartir coches.
3. Proveedores y materiales
Proveedores sostenibles:
Contratar proveedores que compartan un compromiso con la sostenibilidad.
Investigar y elegir productos locales, orgánicos y de comercio justo.
Materiales ecológicos:
Usar materiales reciclados, reutilizables o biodegradables para decoraciones, acreditaciones y otros elementos del evento.
Evitar el uso de plásticos de un solo uso y optar por alternativas sostenibles como los biomateriales.
4. Gestión de residuos
Reducción y reutilización:
Planificar para minimizar la generación de residuos desde el inicio.
Reutilizar decoraciones y materiales de eventos anteriores o alquilarlos.
Reciclaje y compostaje:
Proveer contenedores claramente etiquetados para reciclaje y compostaje.
Informar a los invitados sobre las prácticas de gestión de residuos del evento.
5. Alimentación y bebidas
Menú sostenible:
Ofrecer alimentos locales, orgánicos y de temporada.
Incluir opciones vegetarianas o veganas para reducir la huella de carbono.
Reducción del desperdicio de alimentos:
Planificar las porciones para evitar el exceso de comida.
Donar los alimentos sobrantes a organizaciones benéficas locales.
6. Energía y emisiones
Uso eficiente de energía:
Utilizar iluminación LED y otros equipos de bajo consumo energético.
Aprovechar la luz natural siempre que sea posible.
7. Educación y comunicación
Sensibilización:
Informar a los invitados sobre las prácticas sostenibles del evento y cómo pueden contribuir.
Utilizar el evento como una plataforma para educar sobre la importancia de la sostenibilidad.
Transparencia:
Ser transparente sobre los esfuerzos y logros en sostenibilidad del evento.
Compartir los resultados y el impacto positivo después del evento.
8. Tecnología y digitalización
Invitaciones ecológicas:
Enviar invitaciones electrónicas o también optar por invitaciones en papel de semillas.
Crear una página web del evento para compartir información y actualizaciones.
Reducción del papel:
Evitar folletos impresos y optar por alternativas digitales para programas y mapas del evento.
Si es necesario formatos físicos, utilizar material reciclado o papeles ecológicos como alternativa.
9. Decoraciones y regalos
Decoración natural y reutilizable:
Utilizar plantas en macetas, flores locales y materiales naturales para la decoración.
Evitar decoraciones de un solo uso y preferir opciones que puedan ser reutilizadas.
Recuerdos sostenibles:
Elegir regalos eco-friendly como semillas, plantas en macetas o productos artesanales locales.
Considerar hacer donaciones en nombre de los invitados en lugar de regalos físicos.
10. Evaluación y mejora continua
Medición de impacto:
Evaluar el impacto ambiental del evento y medir el éxito de las prácticas sostenibles implementadas.
Recopilar feedback de los invitados y proveedores para identificar áreas de mejora.
Documentación y reporte:
Documentar las prácticas sostenibles y compartir los resultados.
Usar el aprendizaje para mejorar futuros eventos sostenibles.
Implementar un evento sostenible requiere un enfoque integral y una dedicación constante. Al seguir estos pasos y tener en cuenta estos elementos que te recomendamos, podrás crear un evento memorable que no solo sea hermoso y exitoso, sino también respetuoso con el medio ambiente.
¡Buena suerte en la planificación de tu evento eco-friendly!